Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Правильно прикрепляем вкладыш в трудовую книжку

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Трудовая книжка гражданина Российской Федерации – важнейший документ, который фиксирует в себе основные трудовые события своего владельца. Как и любой другой учетный регистр, трудовая книжка также не безразмерна.

Иногда происходит так, что раздел, содержащий сведения о работе, заканчивается раньше, чем сама трудовая деятельность работника. В таком случае имеет место оформление дополнительного регистра – вкладыша в трудовую книжку.

Что это за документ и как прикрепить вкладыш в трудовую книжку?

Распространенные ошибки

Безусловно, трудовое законодательство РФ обязует каждого сотрудника отдела кадров изучать специальные правила и инструкции, которые дают исчерпывающий перечень норм и рекомендаций по поводу заполнения и хранения бланков трудовых книжек на предприятии.

Эти правила не обошли стороной также и особую процедуру – оформление и заверение вкладышей в трудовые книги. К сожалению, некоторые кадровики пренебрегают этими правилами, тем самым нанося значительный вред трудовым документам сотрудников.

Перечислим основные «погрешности» кадровых сотрудников, связанные с вкладышами в трудовые книжки работников предприятия:

  • вместо законного оформления вкладышей в трудовые книжки работники отдела кадров продолжают вносить основные сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях»}
  • вклеивают в конце трудовой книжки чистые белые листы, имитируя продолжение трудовой книжки}
  • незаполненные листки из старых бланков трудовых книжек оформляют как вкладыши.

Все вышеперечисленные действия не являются законными. Информация, которая вносится в такие псевдо-вкладыши, теряет свою юридическую значимость. Важно, что кадровые сотрудники должны знать не только как оформить, но и как следует прикрепить вкладыш к трудовой книжке.

Оформление и заверка

Законом четко установлен порядок оформления вкладышей в трудовые книги. На эти вкладыши распространяются абсолютно все требования, применяемые к трудовой книжке. Основные этапы формирования дополнительного трудового документа – вкладыша в бланк трудовой книги:

  1. В случае окончания пустых строк в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях» кадровый работник обязан продолжить заполнение трудовой книжки. Это осуществляется посредством вшивания вкладышей.
  2. На титульной странице трудовой книги в верхнем правом углу ставится отметка и штамп с указанием на то, что был выписан вкладыш.
  3. Также в трудовой книжке должны стоять номер и серия выданного вкладыша.
  4. Руководитель обязан обеспечить каждого своего работника трудовыми книжками и вкладышами, а каждый кадровик обязан знать, как пришивать вкладыш в трудовую книжку, чтобы в будущем не возникли проблемы по поводу расчета страхового и трудового стажа владельца бланка трудовой.
  5. Вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому по закону считается, что вкладыш без трудовой признается недействительным.
  6. Если штамп отсутствует, то можно написать от руки фразу «выдан вкладыш». Такие действия не считаются незаконными, однако работодателю со временем все-таки придется приобрести необходимый штамп.
  7. Правила заполнения титульной страницы вкладыша такие же, как при заполнении титульного листа трудовой книжки.

Как прикреплять вкладыш в трудовую книжку

После грамотного оформления и заверения вкладыши должны быть закреплены в трудовой книжке. Если пренебречь этим правилом, то появляется потенциальная угроза утери вкладыша.

Законодатель не дает четких указаний на то, где именно закреплять вкладыши: в конце трудовой книжки, в начале или посередине. Решение этого вопроса полностью зависит от предпочтений работодателя. Тем не менее, для удобства принято закреплять вкладыш в конце трудовой. Такое расположение не только поспособствует сохранности вкладыша, но и не нарушит хронологию и порядок вносимых данных.

Немаловажным вопросом остается и следующий: нужно ли пришивать вкладыш в трудовую книжку? Согласно ныне действующим актам трудового законодательства, все оформленные вкладыши должны быть именно вшиты.

Не допускается вклеивание вкладышей, присоединение скобами степлера, вклеивание при помощи скотча. Только вшивание считается наиболее надежным способом присоединения вкладыша в трудовую к своему «сородичу».

Вшивание используется повсеместно в случае присоединения определенных важнейших документов. Примером может стать документооборот в бухгалтерском учете.

Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку

Вшивание исключает не только утерю вкладыша, но и его замену и другие неправомерные действия. Нормативные акты не содержат в себе и отдельные положения, посвященные тому, какой именно ниткой вшивать вкладыш и сколько делать проколов. Эти вопросы не столь важны, поэтому выбор остается за непосредственным руководителем.

На практике принято пришивать вкладыш в трудовую книжку суровой ниткой, обычно на 4 или 5 проколов. Напомним, что данное требование не является обязательным. Никто не взыщет с «правонарушителя» за не тот цвет нити или за лишний прокол в бланке трудовой или в ее вкладыше.

Обратите внимание на то, что нумерация во вкладыше не начинается с начала, а продолжается дальше. Плата за бланк вкладыша может быть внесена работником несколькими способами:

  • внести деньги в кассу предприятия}
  • перечислить деньги на расчетный счет}
  • средства могут быть удержаны из заработной платы (обязательно наличие письменного согласия работника).

Существуют также локальные акты предприятий, в которых уже оговорены способы выдачи вкладышей в трудовые книжки, а также способы их оплаты. Например, положения о внутреннем трудовом распорядке на предприятии могут содержать пункты, связанные с бесплатным или льготным оформлением вкладышей в трудовую книжку.

Иной раз происходят случаи, когда сотрудник не оплачивает стоимость вкладыша в трудовую вообще. Такая ситуация может возникнуть, если происходит повторное оформление вкладыша в трудовую после того, как предыдущий вариант был испорчен не по вине владельца, а по вине ответственного сотрудника отдела кадров, заполнившего первоначальный вариант.

  • Кадровое делопроизводство

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilno-prikreplyaem-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku

Каким цветом ниток прошиваются трудовые книжки

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Как пришить вкладыш в трудовую книжку — образец с видео и фото Множество неофициальных источников содержат информацию о том, как и куда вшивать вкладыш в трудовую книжку — образцы с фото и даже видео.

Официальных фото- и видеоматериалов данному вопросу не посвящено. Одна из причин тому — законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания, то есть кадровики могут вшивать вкладыш так, как им удобнее.

Очевидно, что информация о том, как подшить вкладыш в трудовую книжку с фото, будет менее информативной, чем такие же данные с видео.

Поэтому при наличии проблем, связанных с решением вопроса о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку, гораздо проще обратиться к видеоматериалам, которые подробно и наглядно покажут, как лучше завершить процедуру.

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку?

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, пойдет речь в этой статье. Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку? Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (нужно ли это делать и куда прошить)? Как пришить вкладыш в трудовую книжку — образец с видео и фото Как вшивать вкладыши в трудовую книжку: типичные ошибки Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.

Дзен! Подписаться на канал Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку? Скачать форму вкладыша В соответствии с разделом 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш. Форма вкладыша определена в этих же Правилах.

Документ состоит из 2 разделов:

  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка.

Куда вшивать вкладыш в трудовой?

Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы. Для того чтобы правильно вшить бланк в трудовую, вам понадобится выполнить следующие действия:

  • специалист отдела кадров должен осмотреть вашу трудовую на предмет нахождения в ней незаполненных страниц;
  • далее он должен получить новый чистый бланк в отделе кадров или у работодателя;
  • регистрирует его в специализированной книге организации;
  • ставит на бланк соответствующий штамп;
  • заполняет его;
  • заполняет титульный лист вкладыша;
  • ставит нужную запись под нужной нумерацией.

На этом этапы вшивания бланка закончены, теперь стоит разобраться в нюансах. В какое место вшивать? Неопытные сотрудники одела кадров понятия и не имеют, куда нужно вшивать бланк.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация.


Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2». Основные инструкции:

  • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  • В документах письма хранятся в конвертах.

Как правильно сшивать документы

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен. Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225. Если не подшить вкладыш, он признается недействительным.

После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша. Как подшить вкладыш в трудовую книжку? Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным.

Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

Многие пытались прилепить его к титульному листу, к оборотной стороне книги, по центру или же просто вложить без использования ниток и иголки. На самом деле в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой.

Прошивается аккуратными стижками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен. Чем именно подшивать? Многие используют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка. Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило.
Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк. Что делать если нет штампа? Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации.

Источник: http://territoria-prava.ru/kakim-tsvetom-nitok-proshivayutsya-trudovye-knizhki/

Вкладыш в трудовую книжку: правила оформления и заполнения

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Вкладыш в трудовую книжку может понадобиться в следующей ситуации — в период деятельности (трудовой) у некоторых работников зачастую бывает, что нет в трудовой книжке (далее по тексту книжке) свободного места для написания записи. «Как быть?» — актуальный вопрос, который возникает у многих людей, для того чтобы он как можно реже задавался, необходимо прочитать данную статью.

Нормативная база

К книжке добавляется вкладыш, если нет чистого места для внесения новой позиции, которая оформляется в основном при приёме, перемещении или увольнении сотрудника.

С января 2004 года действует новая форма трудовой книжки и вкладыша. 1974 года и 1938 года, книжки утвержденных образцов тоже действительны.

В октябре месяце 2003 года утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Зачем нужен

Он выполняет те же функции, что и книжка. Если сотрудник администрации видит, что для внесения новой записи нет места, то запись вносится в вкладыш.

Как выглядит вкладыш к трудовой книжке

Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.

1. Должна ли быть голограмма

Голографическая голограмма является не обязательным. Но всё же, для защиты заполненных полей в бланках строгой отчётности, можно воспользоваться средством доп.защиты информации – это голограмма. Она может устанавливаться по желанию работодателя, который выдал трудовую книжку и вкладыш. Бланки трудовых книжек и вкладыши без голограмм действительны.

Читайте по теме:  Работа по совместительству – запись в трудовой книжке

2. Это бланк строгой отчетности

Бланками строгой отчётности являются и трудовые книжки, и вкладыши. Хранятся они у материально-ответственного лица в сейфе, а учёт по ним ведётся за балансом.

3. Действителен ли без книжки

Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Внимательно на вкладыше рассмотрите титульный лист, на нём видно надпись «Вкладыш без трудовой книжки недействителен». При его выдаче ставится штамп с оттиском «Выдан вкладыш», около него прописывается номер и серии вкладыша.

1. Порядок выдачи

Вкладыш выдается сотрудником администрации при условии, что все позиции в трудовой книжке или предыдущего вкладыша полностью использованы.

2. Правила оформления и ведения

В правилах не прописано, куда ставится штамп о выдаче вкладыша. Как показывает практика, он с оттиском «Выдан вкладыш» штампуется на первой странице (титульном листе) книжки, а не вкладыша. Проставляется он на пустое место, чтобы не закрывать записи сведений о работнике на первой странице. Около штампа указываются дата выдачи вкладыша, его номер и серия.

Оформление титула

На титульной странице вкладыша указывается:

  • Имя;
  • Отчество;
  • Фамилия;
  • Образование (квалификация).

На титульном листе, заполненные данные, актуальны на дату их оформления. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, в основном это сотрудник отдела кадров или представитель администрации организации. Ставиться также печать работодателя (при наличии).

Дата заполнения

Дата заполнения вкладыша проставляется на его титульной стороне. В графе, где указывается дата, нельзя указывать дату заполнения трудовой книжки, в ней указывается только дата заполнения вкладыша.

Нумерация записей

Продолжением трудовой книжки является вкладыш, поэтому нумерация в нём продолжается и не прерывается.

Например: Последняя позиция в книжке была за номером 14, то последующая запись будет начинаться с номера 15.

Проставление печатей

Печать на сведения о выдаче вкладыша не ставиться. В правилах говориться только о штампе.

Читайте по теме:  Как заверить копию трудовой книжки – образец

Сшивание трудовой книжки с вкладышем

После заполнения сведений о работе, а также титульного листа вкладыша, необходимо его подшить к основному документы. В правилах не прописано, куда должен вкладыш подшиваться, — в конец, середину или начало. Поэтому сотрудник, наделённый правом по ведению трудовых книжек, самостоятельно решает, куда его удобнее подшить. Как показывает практика, легче вшить в середину трудовой книжки.

3. Нюансы

Если у представителя администрации отсутствует новый вкладыш, то категорически запрещается вшивать чистые листы бумаги или заводить вместо вкладыша новую трудовую книжку.

Хочется отметить, что вкладыш без трудовой книжки не имеет юридической силы.

Если закончился, то выдается ли второй

Какое количество вкладышей можно прикреплять к одной трудовой книжке, нигде не прописано. Поэтому пришивать можно неограниченное количество раз.

Оформление дубликата вкладыша в случае утери

За сохранность и трудовой книжки и соответственно вкладыша отвечает:

  • Работодатель, если гражданин работает по трудовой книжке;
  • Работник, если гражданин в данный момент времени не работает.

В случае утраты, по каким-либо причинам, выдаётся дубликат. Если человек сам потерял трудовую книжку вместе с вкладышем, то необходимо обратиться на последнее место работы, для выдачи дубликата.

Нужен ли новый, если был испорчен

При заполнении вкладыша по невнимательности могут быть допущены ошибки. Если запись вносилась в новый вкладыш, то испорченный вкладыш необходимо уничтожить, а взамен его выписать новый. Вначале лучше заполнить позиции в вкладыше, а затем на титульном листе поставить штамп с реквизитами о выданном вкладыше.

Часто встречаемая ошибка заключается в том, что сотрудник отдела кадров не заметил, что закончился раздел «Сведения о работе» и занёс запись в раздел «Сведения о награждениях».

В таком случае зачёркивать запись во вкладыше нельзя, это касается книжки тоже.

Исправления вносятся таким способом, что следующим номером (позицией) делается запись, в которой прописывается, что предыдущая внесённая запись является не действительной. Далее вносятся правильные данные в нужный раздел вкладыша.

Читайте по теме:  Восстановление потерянной трудовой книжки

Если работник сменил фамилию

Фамилию человек поменял, в период когда вкладыш:

  • Ещё не оформлялся;
  • Оформлялся.

В обеих ситуациях запись о смене Ф.И.О. (фамилии, имени, отчества) делается на титульном листе книжки с внутренней стороны, при этом ставиться подпись с расшифровкой лица внёсшего запись о смене фамилии и печать организации.

Если запись внесена неверно

Если неверная запись внесена предыдущими работодателями, то по действующему законодательству можно исправить выявленной ошибку работодателем, у которого в текущий момент времени находится книжка, на основании официального документа (письма) работодателя совершившего ошибку.

Для этого следующей по порядку вносится запись, в которой написано, что «Запись считать недействительной за номером таким-то». Следующей позицией написать правильную запись, с указанием номера приказа, на основании которого была ошибочно вписана запись.

Совет: проверяйте оформление записей сотрудниками кадровых служб, в трудовой книжке и вкладыше, при приёме, увольнении, перемещении, чтобы избежать недоразумения (проблемы) при определении Вам стажа работы при начислении пенсии в дальнейшем, в отделении Пенсионного Фонда.

1. Кто и где должен покупать

Работодатель, у которого в текущий момент времени работает сотрудник, обязан приобрести вкладыш в магазине отдела канцелярских товаров, в случаях, если нет пустых страницы:

  • В трудовой книжке;
  • Во вкладыше.

2. Сколько стоит

В организациях торгующих вкладышами в трудовую книжку цена складывается у каждого своя.

3. Производится ли удержание с работника

При приёме на работу сотрудника стоимость:

  • приобретённой книжки, если это первое место работы (начало трудовой деятельности);
  • вкладыша

удерживается из заработной платы, согласно написанному заявлению.

4. Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учёте операции по выдаче и получению платы за выданную трудовую книжку и вкладышей работникам отражают следующими бухгалтерскими проводками:

Если после прочтения данной статьи все вопросы исчерпаны, то желаю Вам удачи в трудовой деятельности.

Источник: https://trud.expert/trudovye-knizhki/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку образец – Управление персоналом

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Оформление вкладыша в трудовую книжку следует производить, когда  в одном из ее разделов закончилось место для записей. Для этого ответственному специалисту по кадрам необходимо знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Бланки вкладыша должны быть установленного образца и изготовлены только Объединением «ГОЗНАК». Запас этих бланков постоянно должен быть в наличии у работодателя.

Вкладыш трудовой книжки — это отдельный документ, но он не является действительным без наличия самой трудовой книжки. Вкладыши оформляются по мере необходимости, и их количество может быть неограниченным.

Обычно такие бланки хранятся в бухгалтерии организации и для их получения специалисту по кадрам нужно составить заявку. В соответствии с этой заявкой бухгалтерия выдает специалисту по кадрам необходимое количество бланков вкладышей, которые  следует зарегистрировать во всех полагающихся учетных документах.

В трудовую книжку следует вшить вкладыш, поставить оттиск соответствующего штампа «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты.

Рекомендуемая последовательность при оформлении вкладыша

Перед тем, как приступить к процедуре вшивания вкладыша, специалисту по кадрам будет целесообразно произвести его заполнение. Сейчас объясним, почему.

Предположим, что специалист по кадрам будет выполнять оформление вкладыша в следующей последовательности:

  1. получит бланк вкладыша в бухгалтерии,
  2. зарегистрирует его в своей учетной книге,
  3. вошьет его в трудовую книжку соответствующего работника,
  4. поставит в этой трудовой книжке предусмотренный штамп «Выдан вкладыш»,
  5. впишет реквизиты вкладыша в этот штамп,
  6. заполнит титульный лист вкладыша,
  7. впишет в необходимый раздел вкладыша сведения о работе или о награждениях данного работника.

Хорошо, если специалист по кадрам произведет заполнение вкладыша без единой ошибки. Но в любом случае не следует сбрасывать со счетов человеческий фактор. Этого специалиста могут отвлечь от его работы, обратившиеся по каким-то вопросам сотрудники организации или неожиданный телефонный звонок, что может привести к совершению ошибок при заполнении вкладыша.

Поскольку ошибочно внесенные записи в новый бланк вкладыша не подлежат исправлению, то данный бланк будет считаться испорченным, и потребуется его замена на другой бланк. Что необходимо будет сделать специалисту, допустившему ошибку? В нашем случае следует:

  1. выпороть вкладыш из трудовой книжки,
  2. составить акт об испорченном бланке вкладыша,
  3. внести запись в трудовую книжку о недействительности штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами испорченного бланка,
  4. внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,
  5. уничтожить испорченный бланк,
  6. составить заявку на получение нового бланка вкладыша,
  7. получить новый бланк вкладыша в бухгалтерии.

Затем процедуру оформления вкладыша необходимо будет повторить.

Следует учесть, что титульный лист трудовой книжки, где обычно ставится штамп о выданном вкладыше, не содержит дополнительного места для внесения исправлений и проставления новых штампов. Поэтому будет правильнее заполнить бланк вкладыша прежде, чем регистрировать, вшивать его и ставить штамп с реквизитами вкладыша в трудовую книжку.

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку?

Правилами не установлено, куда вшивать вкладыш в трудовую книжку, также нет никаких указаний по поводу качества ниток, которые при этом будут использованы.

На практике вкладыш вшивают в конце трудовой книжки (между обложкой и последней страницей) толстой иглой с плотными нитками.

Удобно будет развернуть вкладыш ровно посередине и вначале проколоть дырки шилом, а затем по готовым отверстиям пришить вкладыш к твердой обложке трудовой книжки несколькими стежками.

Когда будет ясно, что вкладыш хорошо вшит, следует закрепить нитку, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась.

Также можно вшивать вкладыш и при помощи швейной машинки с широким шагом стежка. Однако не в каждой организации есть такое оборудование. Главное условие при вшивании вкладыша – это то, чтобы он не мог случайно оторваться и выпасть из трудовой книжки, то есть, чтобы полностью была исключена вероятность его утери.

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-vshit-ladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя.

Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается. За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату.

Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника. Оформление вкладыша к трудовой книжке Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — образец

Но, как ни странно, деятельность может быть настолько активной, что предоставленных трудовой книгой бланков, в некоторых случаях. просто не хватает для того, что бы указать очередную запись.

В этом случае работодатель или сотрудник отдела кадров должны незамедлительно прореагировать и вшить недостающий бланк.
Подробнее о вкладышах для трудовой книжки узнаете из другой нашей статьи. Но вшить просто так – удел неграмотных специалистов.

Необходимо соблюсти особенную процедуру, а также знать все необходимые тонкости и нюансы. Если вы еще не обладаете подобной информацией – наша статья для вас просто находка.

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (образец)?

Важно Да и пенсионный фонд при подсчете вашего общего трудового стажа примет у вас только одну трудовую. Поэтому вопрос о ом можно ли использовать вместо бланка трудовую книжку отпадает сам сбой.

Заключение Настоящий работник отдела кадров (об ответственном за трудовые книжки — тут) должен разбираться во многих тонкостях и быть готовым к любым событиям. Поэтому если вы являетесь сотрудником отдела кадров, уделите этой статье пристальное внимание.

Также, если вы работник и видите, что скоро ваша трудовая книжка закончится – также не проходите мимо этого материала.

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.

В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.

Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить.

Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек.

Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

  • зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности;
  • вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку;
  • применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа.

Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша.

Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой;
  • вкладыш разворачивается посредине;
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке;
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки);
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки.

Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа.

Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя.

Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу.

Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись.

Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом.

Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке.

Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании.

После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-pravilno-vshit-i-zapolnit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Вкладыш является дополнением трудовой книжки. Потребность во вкладыше возникает при наличии большого количества записей в книжке сотрудника. Существуют определенные правила заполнения документа.

Зачем нужен вкладыш

Вкладыш – это дополнение к трудовой книжке, которое вкладывается в нее при заполнении всех страниц одного из разделов документа. Обычно вкладыш необходим для продолжения внесения записей в раздел сведений о работе. При частой смене организаций либо при многочисленных переводах в пределах одной организации страницы этого раздела заполняются быстрее всего.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен, поскольку является приложением к ней, а не самостоятельным документом. Количество вкладышей не ограничено.

Оформление

Оформлять вкладыш необходимо следующим образом:

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  1. Указать на титульном листе дату заполнения именно вкладыша, а не дату заведения трудовой книжки.
  2. Указать на титульном листе сведения о работнике, актуальные на момент заполнения документа. То есть при изменении фамилии, образования или иных данных, указанных на титульном листе трудовой книжки, берутся актуальные на данный момент сведения.
  3. Поставить внизу титульного листа подпись ответственного за заполнение трудовых книжек сотрудника и печать организации.

Кто покупает

Предоставление вкладышей – обязанность работодателя, во время работы у которого закончились страницы одного из разделов трудовой книжки. У любой организации должны быть заключены договоры на приобретение бланков этих документов.

При оформлении сотруднику вкладыша работодатель по закону имеет право взыскать затраченную на закупку бланка величину денежных средств с сотрудника.

Делается это путем удержания суммы, равной стоимости вкладыша, с заработной платы работника.

Следует отметить, что взыскать затраченную на покупку бланка сумму с сотрудника работодатель может только на основании соответствующего приказа. Без приказа удержание денежных средств для оплаты стоимости вкладыша является незаконным.

Как вшивается

Строгих требований относительно вшивания вкладыша в трудовую книжку не предусмотрено.

На практике наиболее популярный и удобный вариант – вшивание документа в конец трудовой книжки между последней страницей и обложкой.

Посередине делаются шилом два небольших отверстия, такие же отверстия делаются на одинаковом уровне в трудовой книжке. При помощи большой иголки с прочной нитью документы сшиваются между собой.

Важным условием является прочное закрепление вкладыша, поскольку в противном случае возникает риск утери документа.

Вшить вкладыш можно не только вручную, но и при помощи швейной машинки.

Для этого необходимо выбрать максимальную ширину шага стежка и прострочить документы.

Такой вариант является более удобным и надежным, но не у всех работодателей есть возможность использования подобного оборудования.

Что делать, если вкладыш испорчен?

Наиболее частые причины порчи вкладыша:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • внесение недостоверных сведений;
  • неправильная печать (или поставленная не в том месте печать);
  • неразборчивая подпись кадровика;
  • внесение исправлений без заверения их печатью;
  • порча документа в результате механического воздействия на него (намочить, порвать, поджечь и т. д.).

Если неверные сведения вносятся в титульный лист документа, испорченный вкладыш изымается и вместо него заполняется новый. В этом случае расходы за новый бланк несет работодатель, так как порча произошла по его вине.

Если ошибка допущена при заполнении кадровым работником организации раздела со сведениями о работе, то замена документа не требуется. Достаточно признать ошибочную запись недействительной и далее внести верные сведения.

При механической порче документа изготавливается его дубликат.

Все сведения о стаже работы сотрудника переносятся из старого вкладыша в новый. Стоимость документа оплачивает работодатель, если порча произошла по его вине. Если вкладыш был испорчен, когда находился на руках у гражданина вместе с трудовой книжкой, стоимость его дубликата оплачивается самим гражданином.

Вкладыш заполняется в этом случае по последнему месту работы.

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/oformlenie-vkladysha.html

Эксперт права
Добавить комментарий