Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов: правила ведения и образец

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать. С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов.

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

  • учет изданных документов;
  • контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
  • поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

  1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
  2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Правила ведения журнала

Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив.

Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

  • порядковый номер позиции;
  • номер и дата издания приказа;
  • тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
  • основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
  • краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
  • подпись об ознакомлении;
  • отметка об исполнении и передаче в архив.

Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Ответственный за ведение

Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.

Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.

ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов. Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет.

По истечении срока хранения регистр уничтожают.

Скачать образцы заполнения журнала приказов: по личному составу и по основной деятельности.

(: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/obrazets-knigi-prikazov

Регистрация приказов по личному составу пошаговая инструкция

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Итоги

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.

2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
  • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать форму Т-1

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Скачать форму Т-1а

Скачать форму Т-8

Скачать форму Т-8а

Скачать форму Т-9

Скачать форму Т-9а

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

Скачать образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/zhurnal_registracii_prikazov_po_lichnomu_sostavu_obrazec/

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу – это документация, в которую заносят приказы, относительно личного состава организации. Данный журнал не имеет законодательно утвержденной формы, поэтому фирма в праве разрабатывать её автономно в вольной форме. В нём не фиксируются следующие должностные лица:

  • директор предприятия и его руководители
  • главный бухгалтер предприятия

Срок хранения данного документа, согласно Приказу №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, … с указанием сроков хранения», (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010) составляет 5 и 75 лет. Исходя из вышеуказанного распоряжения рекомендуется вести в организации два журнала регистрации.

В журнале сроком хранения пять лет должны регистрироваться распоряжения следующего содержания:

  1. Ежегодные оплачиваемые отпуска.
  2. О краткосрочных внутренних и заграничных поездках.
  3. Отпуска, связанные с обучением.
  4. Распоряжения о дежурстве.
  5. Про дисциплинарные штрафы.

В журнал, сроком хранения пять лет должны заноситься следующие виды приказов:

  1. Распоряжение о принятии на работу.
  2. Указ про перемещение.
  3. Указ про совмещение.
  4. Про перевод на другую работу.
  5. Про окончание трудового договора.
  6. Указ про переаттестацию, повышение квалификации, присвоения чинов (званий).
  7. Про смену Ф.И.О. служащего.
  8. Про поощрение, вознаграждение.
  9. Про поощрение, жалованье, различные виды выплат.
  10. Указ про все виды отпусков служащим с опасными условиями труда.
  11. Указ об отпусках по уходу за ребенком.
  12. Об отпусках, без сохранения заработной платы.
  13. О дежурстве по профилю главной деятельности.
  14. Указы по длительным заграничным и внутренним поездкам.
  15. Указы о командировках служащим с опасными условиями труда.

Формат журнала, о котором ведется речь, не имеет законодательного утверждения, поэтому каждая организация разрабатывает свою собственную форму данного документа. Составлять её нужно придерживаясь следующих негласных критериев:

  1. Обязательно должен быть титульный лист. На титульном листе указывают: наименование организации, полностью, без сокращений, название документа, дату, когда была внесена первая запись, дату занесения последней записи.
  2. Должен присутствовать раздел, в котором будет указан перечень служащих, ответственных за внесение изменений в журнал. В этом разделе указывают: ФИО служебных лиц, ответственных за внесение изменений в нём, информация о документах, на основании которых вышеуказанные сотрудники назначены ответственными, подписи ответственных работников, удостоверяющие ведение журнала в определенные периоды времени, информацию по соответственным периодам.
  3. Обязателен основной раздел, в котором будут регистрироваться распоряжения по личному составу. Этот раздел предполагает следующие параметры: перечень номеров по порядку о регистрации указа, указываются даты, номера утверждения указов, необходимо указать конкретную разновидность указов, ФИО табельных номеров (групп) сотрудников, на которых распространяется исполнение распоряжения, также указываются документы, на основании которых издается определенный приказ.

Источник: http://k-p-a.ru/registratsiya-prikazov-po-lichnomu-sostavu-poshagovaya-instruktsiya/

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

  • журнал или книга;
  • база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.

08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.

Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени.

В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами.

Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Скачать

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/oformlyayem-zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил.

Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения – постановление Росархива от 06.09.2000 г.

Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота.

Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

Что необходимо регистрировать в журнале

Согласно c Перечнем типовой документации, которая образуется во время работы организаций c указанием времени постоянного хранения устанавливается 2 разных срока, предусмотренных для хранения журналов, в которых фиксируется распорядительная документация, к которой относятся приказы про назначение, увольнение и о внутреннем должностном перемещении сотрудников.

Разрешается вносить информацию о личных данных сотрудников без полного написания их имен и отчеств, а используя вместо этого инициалы. Если в организации работают два или более сотрудников с одинаковыми фамилиями, то их отчества, а также имена записываются в полном виде.

Отдельные виды приказов относительно личного состава оформляются соответственно правилам документа «Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту кадров» .B 2004 году 5-го января Госкомстат России издал постановление номер 1, в котором унифицировал формы приказов:

  • про приём на работу (Форма Т-1, а также форма Т-1а)
  • про перевод работающего на другую работу (Форма Т-5, а также форма Т-5а);
  • про расторжение (Прекращение) действия Трудового договора c сотрудником (или увольнение) (Форма Т-8, а также форма Т-8а);
  • приказы про направление работающего в командировку (Форма Т-9, а также Форма Т-9а);
  • приказы про поощрение работающего (Форма Т-11, а также форма Т-11а).

Литера «а», которая добавляется к номеру, который имеет унифицированная форма, означает, что она применяется для документального оформления приказов, относящихся к личному составу, при этом распоряжение относится сразу к нескольким сотрудникам (например, приказ про зачисление на работу сразу нескольких человек, которые формируют одну бригаду).

Первый – срок хранения в пять лет (краткосрочный). В нём фиксируются:

  • отпуска, предоставляемые для учёбы;
  • отпуска, предоставляемые ежегодно в соответствии c положениями трудового Договора;
  • взыскания дисциплинарные;
  • дежурства;
  • краткосрочные командировочные поездки.

Второй – сроком хранения 75 лет (длительный). В нем фиксируются:

  • приказы про зачисление на работу, увольнение, служебные перемещения;
  • информация об оплате труда, a также премировании;
  • информация о поощрениях, награждениях;
  • информация по вопросам повышения квалификации, аттестации, о присвоении чинов, разрядов и так далее;
  • о дежурствах, которые связаны c основной деятельностью;
  • приказы про длительные командировки;
  • приказы про предоставлении отпусков без содержания.

Поэтому рекомендуется ведение одновременно двух видов журналов, включая журнал регистрации кадровых приказов про личный состав.

Не стоит торопиться заполнять Журнал ЛС. Стоит убедиться, что руководитель не передумает издавать приказ, не будет изменять тип документа или же его дату.

Опытные кадровики рекомендуют те приказы o личном составе, которые можно отнести к документообороту о внешнем движении работающих, отделять от приказов, относящихся к внутренним перемещениям сотрудников. Такое разделение данных в последующем может значительно облегчить получение данных, необходимых при анализе:

  • общей текучести кадров;
  • частотности и количественных показателей поступлений на работу;
  • статистике увольнений;
  • статистике переводов, которые в ходе анализа рассматриваются как поступление на новую работу после увольнения со старой.

Для такого же облегчения приказы по отпускам, по регистрации больничных, приказы о командировках могут учитываться также в других журналах.

Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу

Постановление Росархива от 6 сентября 2000 года устанавливает порядок учета приказов в организациях. Согласно ст. 358 кадровые приказы учитываются отдельно от остальной документации, для чего на каждом предприятии ведется журнал регистрации приказов по личному составу.

Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации.

журнала регистрации

Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа. Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:

  1. Порядковый номер приказа.
  2. Дата документа.
  3. Номер, присвоенный приказу.
  4. Вид приказа.
  5. ФИО работника.
  6. Основание для распоряжения.
  7. Подпись работника об ознакомлении.
  8. Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.
  9. Подпись кадровика.
  10. Примечания.

Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д.

В кадровом делопроизводстве рекомендуется для регистрации документов применять индексирование: номер приказа по движению личного состава начинается с индекса ЛС, по отпускам – О, учет больничных маркируется индексом Б, по командировкам – КМ.

Соответствующим образом обозначается каждый журнал регистрации.

Требование к оформлению регистрационного журнала

Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

Титульный лист содержит:

  • наименование организации без указания реквизитов;
  • продублированное с обложки название документа;
  • даты начала и окончания журнала.

Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:

  • должность и подразделение;
  • фамилия;
  • подпись работника;
  • календарный период, на который данное лицо было назначено ответственным;
  • реквизиты приказа о назначении.

Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.

Источник: https://pozakonu.site/spravki-dogovory-i-dokumenty/naznachenie-i-pravila-vedeniya-zhurnala-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Данная статья опубликована на сайте zakon-dostupno точка ru. Если вы видите эту статью на другом сайте, значит ее украли.

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

 

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
  2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2019 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

Понятие и назначение

Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.

По срокам хранения приказы могут быть разделены на две группы, в зависимости от их содержания:

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  1. Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет. Они составляются в таких случаях:
  2. Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет. Они фиксируют такие события:

В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.

Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.

Установленная форма и образец

Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.

Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т. п.).

Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

zhurnal-registracii-prikazov

Как уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания документа;
  • его номер;
  • вид приказа,
  • ФИО работника, в отношении которого составляется документ;
  • основание для его издания;
  • краткое содержание или название (например, «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
  • подпись сотрудника, подтверждающая его ознакомление с записью;
  • должность, имя и инициалы кадрового работника (или другого ответственного лица), который внес запись в журнал;
  • его подпись;
  • примечания.

Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим, однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию. По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен.

Правильное заполнение и оформление

Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований:

Наличие твердой обложки

Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы. В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).

Заполненный титульный лист

На нем должны быть указаны такие данные:

  • название компании;
  • дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
  • дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
  • название документа (такое же, как на обложке);
  • индекс журнала;
  • данные об ответственном за ведение документа лице.

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.

Прошивка и нумерация

Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал сшивается в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется. Также на последней странице должны иметься такие данные:

  • общее количество листов;
  • подпись руководителя предприятия (или начальника кадровой службы);
  • печать компании.

Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого. В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.

Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен быть оформлен в соответствии с этими требованиями и правильно заполнен. В частности, записи должны вноситься полностью, сокращения допускаются только в том случае, если они не приводят к проблемам в их толковании.

Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись.

Ведение и хранение документа

Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

  • сотрудниками кадровой службы;
  • специалистом по персоналу;
  • делопроизводителем;
  • секретарем;
  • самим руководителем.

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

После окончания документ сдается в архив, в котором он хранится, в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание. Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.

В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Эксперт права
Добавить комментарий