Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

  • кадровик
  • бухгалтер
  • hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

На обложке:

  • полное наименование организации;
  • дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал.

Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Заполненный образец Книги учета движения трудовых книжек

Источник: https://clubtk.ru/forms/trudovyye-knizhki/kniga-ucheta

Книга учета движения трудовых книжек 2019 | Скачать образец

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Порядковый номер столбца
1Проставляется порядковый номер записи
2, 3, 4Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ
5Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью
6Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков
7Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)
8Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник
9Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк
10Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала
11Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк
12Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)
13В зависимости от ситуации:
  • проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  • заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  • указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: http://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму.

В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы.

Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

&nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников.

Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки.

В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой.

В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Источник: https://hr-portal.ru/article/oformlyaem-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek

Правила заполнения книги движения трудовых книжек – СИЗ, нормы, инструкции

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)

• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к внешнему виду Книги

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

  • Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.

Графа 2-4 «Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»

Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.

Графа 6 «Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

  • с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
  • с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
  • с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Графа 7 «Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника»

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Графа 8 «Наиме­нование места работы, куда принят работник»

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Графа 10 «Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку»

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Графа 11 «Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)»

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Графа 12 «Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора»

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя.

В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.

Графа 13 «Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки»

Эта графа может содержать:

  • при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
  • при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
  • при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек

Источник: https://ip-spraa.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek

Журнал учета трудовых книжек

Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

Источник: http://rossiz.ru/pravila-zapolneniya-knigi-dvizheniya-trudovyh-knizhek/

Правила оформления книги учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

Журнал учёта трудовых книжек – документ, хранящий информацию о работниках, сотрудниках конкретной организации и их трудовых книжках. Компания обязуется иметь реестр сотрудников, контролировать передвижения их документов.

Ведением журнала занимаются кадровики, бухгалтера, которые несут ответственность за правдивость информации, ориентируются на федеральное законодательство.

Закон контролирует процесс ведения журнала, информация вносится по каждому работнику в индивидуальном порядке.

Основные требования к заполнению журнала

Работодатель обязуется вести контроль приёма трудовых книжек. Правовая и нормативная база процесса ведения журнала находится в трудовом законодательстве.

Кодексом контролируется и процесс получения работодателем бланка книги, требует выполнения конкретных правил:

  1. Приходно-расходная книга – ведёт учёт основной документации, бланков. Документ ведёт бухгалтерия, вписывает принятые и отпущенные бланки новых сотрудников, вкладыши с указанной стоимостью.
  2. Книга учёта движения документации, вкладышей. Документ ведёт кадровый специалист. Единая форма книги, установленная трудовым законодательством, имеет единые формы для заполнения.

Работодатель, бухгалтерия имеют право выполнять ряд правовых действий с осуществлением учёта документов.

Так, к основным обязательствам относится:

  • сбор трудовых книг;
  • выдача новой книги при первичном поступлении сотрудника на работу;
  • заполнение титульной страницы в соответствии с требованиями законодательства;
  • фиксирование сведений о наградах, всех местах работы;
  • хранение документа исключает возможность уничтожения, потери, просмотра бумаг чужими физическими лицами;
  • вносятся записи об увольнении;
  • документ выдаётся родственникам при непредвиденных обстоятельствах.

Учёт документации сопровождается конкретными правилами, законами, что позволяет правильно вести контроль документации. Титульный лист заполняется бухгалтерией при поступлении на работу первый раз. Документация ведётся тщательно, новая информация регулярно вносится в документ с требуемыми поправками.

Требования к ведению книги учёта

Ведение документации должно соответствовать установленным правилам и требованиям.

Трудовой кодекс содержит общепринятые и установленные рекомендации:

  • документы в книге должны иметь свой номер, вкладыши также имеют нумерацию;
  • вся документация прошнуровывается;
  • руководитель ставит печать и подпись на журнале;
  • на книге учёта ставится пломба.

Это почти начальные знания, которыми должен располагать кадровик.

Книга учёта трудовых книжек имеет конкретные правила ведения, требования соблюдаются согласно предлагаемой инструкции. Правила и нормативы хранятся в трудовом законодательстве.

Единых установленных правил к тому, как прошить книгу, нет. При проведении процесса ориентируются на общие установленные нормативы, требования. Общие правила предполагают оставлять часть шнура для удобства становления печати или пломбы. Если концы нитки будут короткими, процедуру необходимо повторить сначала.

Сургучной печати может не быть для подтверждения легальности документа, поэтому используют лист с соответствующей записью и печатью. На листе указывают текущую дату, количество листов, после работодатель ставит свою подпись и печать компании.

Правила заполнения журнала

Не существует едино принятых правил для заполнения и ведения, но имеются общепринятые рекомендации, которые соблюдаются. Министерство труда контролирует процесс своевременного внесения сведений и изменений.

Сведения, что должны быть зафиксированы журналом учёта:

  1. Паспортные данные сотрудника, порядковая нумерация записей, дата приёма на место работы, заполнение вкладыша в книге.
  2. Серия, номер данных о книге, вкладышах.
  3. Занимаемая должность новым сотрудником, полное название должности, которую будет занимать новый сотрудник.
  4. Сведения о приказе, решением которого работник был принят на занимаемую должность.
  5. Бухгалтер ведёт книжку.
  6. Дата получения трудовой работником при расторжении договора. Сотрудник обязуется написать расписку о том, что он получил документ на руки.

Общие законные основания заполнения журнала учёта устанавливаются государственными контролирующими органами. Рекомендации по заполнению имеются в нормах трудового законодательства о ведении документации трудовой деятельности.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей предполагает заполнение согласно установленным правилам не только законодателем, но и инструкцией по делопроизводству в компании. Как правило, инструкцию составляет начальник канцелярии или кадрового отдела.

Единых правил нет, но документы заполняются с учётом всех требований контролирующих органов. Фиксировать необходимо деятельность сотрудника, его передвижения, получения нового статуса, расчёт.

Общие характеристики книги

Журнал регистрации должен соответствовать общим требованиям к внешнему виду, характеристикам, установленным законодателем.

Важным показателем является длительность хранения документа не менее 75 лет с момента регистрации. Книга учёта хранит информацию о передвижениях документов, передачу сведений в кадастровую службу, первую информацию при поступлении на работу.

Если сотрудник поступил в организацию с книжкой, вкладышами, то регистрируют только книжку. Вкладыш не входит отдельной строкой в журнал учёта.

Журнал должен отвечать ряду конкретных требований:

  1. Твёрдый переплёт – обязательное условие для длительного хранения книги. Журнал находится в постоянном пользовании бухгалтерией, что приводит к быстрой утрате надлежащего вида.
  2. Страницы книги нумеруются изначально до момента её заполнения.
  3. Журнал пломбируется и прошнуровывается, согласно правилам ведения трудовых книг.
  4. Запись на последней странице книги выступает подтверждением легальности документа. Указывается количество страниц, что подтверждается подписью, печатью работодателя.

Обложка отображает точные данные об организации, сроке эксплуатации книги.

Законом установлены единые правила для общих характеристик журнала. Длительное хранение книг обуславливает возможность предоставления необходимой информации спустя короткий промежуток времени.

Ответственность при нарушении в заполнении

Порядок заполнения документации контролируется государственной инспекцией. При возможных нарушениях и/или несоответствии сведений действительности руководителю грозит ответственность и штрафные санкции. Законом предусмотрена административная ответственность для руководителя при несоответствии данных.

Государственные инспектора обращают внимание на:

  • соблюдение правил ведения журнала учёта;
  • учёт движения трудовых книг;
  • наличие исправлений, погрешностей в бумагах;
  • ложные сведения.

При наличии неточностей, недостоверных сведений или при выявлении нарушений правил ведения журнала государственная комиссия выясняет обстоятельства дела. После того, как было выяснено, почему возникло нарушение установленных правил, виновника наказывают. Чтобы устранить подобные явления, необходимо тщательно соблюдать правила, нормативы ведения бумаг.

Оформление журнала учёта требует соблюдения правил и законов. При несоответствии данных следует череда проверок, разбирательств, штрафные санкции.

Регистрация трудовых книжек

Основным инструментом выступает контроль над журналом передвижений. Организация, которая занимается какой-либо деятельностью, обязуется иметь в номенклатуре реестр трудовых книг.

Его наличие обусловлено правилами трудового законодательства.

Образец журнала, утверждённый Минтруда, снабжён дополнительными приложениями в виде наглядного примера внешнего вида журнала и правил его заполнения.

Законом установлено, что заниматься деятельностью по отношению ведения трудового реестра может физическое лицо, которое имеет полномочия, делегированные руководителем предприятия. Должностное лицо выпускает приказ, обозначая в нём правила, обязанности и ответственность кадрового работника предприятия.

Должностное лицо обязуется выполнять такие действия:

  • заниматься текущим ведением документации;
  • контролировать процесс передвижения трудовых книг и их вкладышей;
  • производить выдачу трудовых книг.

За допущенные ошибки при заполнении журнала кадровика могут снять с занимаемой должности. Сведения должны вноситься внимательно относительно каждого случая. Нумерация листов, подшивка и опломбирование проводится руководящим или доверенным лицом.

Движение трудовых книжек

Журнал учёта, выдачи трудовых книжек – единая база всех сотрудников компании, организации, которая состоит из информации о должностных назначениях, карьерном росте, повышении, расчёте с занимаемой должности.

Законодатель объясняет, что фиксирование движения трудовых книг позволяет проследить трудовой путь каждого гражданина.

Это своего рода история каждой должности работника:

  1. Трудоустраиваясь, работник принимается в штат выбранной организации. Трудовая книжка регистрируется по месту нового места работы.
  2. Если физическое лицо впервые выходит на работу, работодатель, принимающий работника, выдаёт ему трудовую книгу, заполненную надлежащим образом.
  3. Фиксируется факт нахождения документов в единой базе.
  4. Отражается дата выдачи документа работнику при расторжении договора и увольнении с места деятельности.

Исправления в трудовой документации предусмотрены законодательством и подкрепляются соответствующим приказом от руководителя по отношению к конкретному случаю. Предоставление информации из документов допускается только собственнику или доверительному лицу, имеющему подтверждающий документ.

Выписка из трудовой представляется по запросу владельца по месту требования, документ хранится в архиве длительное время, что необходимо при утрате или потере бумаг, становлении на пенсию по выслуге.

Прошивка документов совершается после внесения их в единую базу организации, что обусловлено законом. Пример оформления, способы сшивать журнала учёта находятся в интернет ресурсах, официальных сайтах.

Предназначение журнала регистрации

Правильное становление на рабочий учёт проходит каждый сотрудник при оформлении на новое место работы. Новый работник, поступая на работу, отдаёт трудовую книгу в кадровый отдел, после чего происходит оформление гражданина, приём в штат. Законодательные органы обязывают работодателей вести журнал учёта трудовых книжек.

Учёт необходим как заполненным трудовым книгам, так и бланкам, по которым будет проводиться выдача документа.

Сведения хранятся во внутреннем журнале каждой организации, который выступает официальным документом.

Книга контроля имеет свои нюансы:

  • заполнять документ имеет право только назначенное лицо;
  • все передвижения фиксируются в реестре;
  • трудовая деятельность каждого сотрудника должна быть отображена в журнале учёта.

Прошивать журнал обязательно, так как это реестр хранения сведений, и он требует надлежащего оформления. Пользование реестром предполагает контроль всех работников, фиксирование награждений, длительность занимаемой должности.

Унифицированный образец позволяет качественно и быстро вести необходимые записи. Журнал обязан быть на каждом предприятии для быстрой проверки сотрудников и для контроля их деятельности.

Основные аспекты ответственности

Внесение сведений в журнал учёта не требует познаний в трудовом законодательстве. Однако ознакомиться с инструкцией заполнения журнала всё же стоит.

Самое главное – чётко следовать установленным правилам:

  • обязательная регистрация всех новых трудовых книжек;
  • чётко фиксировать дату становления;
  • указывать занимаемую должность в соответствии со штатными указаниями;
  • регистрация полной расшифровки инициалов работника, без сокращений.

Книга ведётся как руководителями крупных организаций, так и частными предпринимателями. Сведения о поступлении на работу и увольнении с места трудовой деятельности фиксируются единым документом по принятому образцу.

Журнал – обязательный документ, его отсутствие – нарушение, которое грозит штрафами и административной ответственностью. Организация может выплатить штраф до 50 000 рублей за отсутствие требуемой документации.

Учёт трудовой деятельности каждого гражданина предусмотрен трудовым законодательством страны. Ведение документации основывается на Трудовом кодексе, имеет общие характеристики, основные требования к оформлению.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/zhurnal-uchyota

Книга учета трудовых книжек в 2019 году

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.

) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши.

Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке  делается соответствующая запись.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к регистрационным журналам

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать  и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
  • названия книги;
  • количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
  • должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • даты оформления журнала.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Правила заполнения книги

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:

№ граф
1 графавносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша.
2,3,4 графысодержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.
5 графадолжна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.
6 графавносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.
7 графасодержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник.
8 графасодержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.
9 графаВносится дата и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.
10 графасодержит подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.
11 графаСумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
12 графаДата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора
13 графаследует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу , в этом случае ставится дата документа почтой.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Ошибки в книге: их исправление

Так как  журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  • ниже указать достоверную информацию}
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

2.      Можно ли пропускать строчки?

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

  1. Можно ли в 5 графе бланка писать сокращенное имя и отчество?

Нет, нельзя. Необходимо полностью писать без сокращений.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: http://rabotniky.com/kniga-ucheta-trudovyx-knizhek/

Эксперт права
Добавить комментарий